La presente informativa è resa ai sensi del GDPR e comunque delle vigenti normative nazionali ed illustra come raccogliamo, condividiamo e utilizziamo i dati personali, le finalità del loro utilizzo, i diritti degli Interessati e come esercitarli. Le politiche di trattamento dei dati personali e questa informativa verranno aggiornati secondo la normativa vigente e potranno in ogni momento essere consultati sul sito aziendale.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO dei Suoi dati personali è Free Soft & Tech S.r.l., P.IVA 12136081002 – Viale Gorizia 25/C 00198 Roma freesofttech@pec.it – Peo: info@ freesoftandtech.it. Il Data Protection Officer (“DPO”) nominato dal Titolare ai sensi degli artt. 37 e ss. GDPR è contattabile inviando una e-mail all’indirizzo: dpo@freesoftandtech.it
NATURA E FONTE DEL DATO
Fra i dati personali che il Titolare potrà trattare, rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti dati personali del Cliente:
- dati identificativi, che permettono l’identificazione diretta, come i dati anagrafici (nome, cognome, età, sesso), indirizzo di residenza o domicilio e recapiti relativi alle comunicazioni elettroniche e tradizionali (via internet e/o telefono) quali ad esempio cellullare ed indirizzo e-mail, conferiti al Titolare ai fini della sottoscrizione e dell’esecuzione del contratto di fornitura;
- dati bancari e/o di pagamento, quali gli estremi identificativi dei pagamenti ed ogni altro dato relativo alla solvibilità e puntualità nei pagamenti;
- dati dell’area riservata, richiesti in fase di registrazione, ove effettuata, e necessari per la fruizione dei relativi servizi web
I dati personali oggetto del trattamento possono essere raccolti:
- direttamente presso l’Interessato/Cliente
- presso fonti ad accesso pubblico (es. documenti pubblicati in camera di commercio, etc.)
- presso soggetti terzi, nell’ipotesi in cui l’organizzazione acquisisca dati al fine di inviare informazioni commerciali, effettuare ricerche di mercato o proporre offerte di prodotti e/o servizi.
FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I dati personali saranno oggetto di trattamento per le finalità e le relative basi giuridiche di seguito indicate:
Finalità di trattamento la cui base giuridica è l’esecuzione del contratto:
I dati forniti dal Cliente saranno utilizzati per la conclusione e l’esecuzione del contratto ed al relativo rapporto di vendita o altra fattispecie ad essa assimilabile, e per adempiere agli obblighi di legge derivanti dal contratto medesimo. Verranno pertanto trattati per:
- Finalità strettamente connesse all’esecuzione del contratto ed al relativo rapporto di vendita o altre fattispecie ad essa assimilabili.
- attività pre e post contrattuali-preliminari alla conclusione del contratto;
- produzione di software, consulenza in materia informatica;
- gestione di eventuali variazioni contrattuali e gestione delle variazioni relative alle anagrafiche;
- gestione degli incassi, fatturazione, elaborazione, stampa, imbustamento, spedizione delle fatture;
- gestione di eventuali richieste di informazioni, interventi, assistenza, reclami, contenziosi;
- tutela ed eventuale recupero del credito, ivi incluse verifiche sulla solvibilità del Cliente.
- Il conferimento dei dati personali per tali finalità è obbligatorio ed implicito nella conclusione del contratto/attività pre-contrattuali ed un eventuale mancato conferimento pregiudica la fornitura dei prodotti/servizi richiesti. L’acquisizione del consenso al trattamento dei Dati Personali non è infatti necessario per tutti i trattamenti connessi e/o indispensabili all’esecuzione degli obblighi derivanti da un contratto di cui l’interessato è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche sue richieste.
Periodo di conservazione dei dati
Le comunichiamo che i Suoi dati saranno mantenuti per un periodo di tempo non superiore a 10 anni dalla cessazione del contratto o secondo quanto richiesto dalla normativa civile e fiscale.
Finalità di trattamento la cui base giuridica è il consenso dell’Interessato
Previo specifico consenso del Cliente, i dati del Cliente medesimo potranno essere utilizzati, sia con modalità telematiche (quali sms, instant messaging, email, ecc) che con modalità tradizionali (quali posta, telefono, fax e/o allegato in fattura), anche per le seguenti finalità:
- Finalità promozionali, commerciali e di marketing
- per il compimento di ricerche di mercato, vendite dirette, anche telefoniche, per il collocamento di prodotti o servizi, per comunicazioni commerciali o attività di marketing. Tali attività potranno essere eseguite mediante l’invio di materiale pubblicitario, informativo, promozionale o di inviti, mediante modalità tradizionali (es. posta cartacea) o sistemi automatizzati di contatto (es. SMS, e-mail);
- per la verifica del grado di soddisfazione della qualità del prodotto/servizio erogato direttamente o tramite società specializzate, mediante interviste o altri mezzi di rilevazione.
- Finalità di Profilazione:
Attività di studio e analisi delle abitudini e delle modalità di consumo al fine di migliorare l’offerta commerciale ed effettuare specifiche promozioni di prodotti e/o servizi, tramite marketing specificamente connesso a tali studi e analisi.
Periodo di conservazione dei dati
I dati di cui alla lettera B) saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 12 mesi dal termine del rapporto contrattuale, ferma restando la richiesta di periodiche conferme circa lo stato dei consensi da lei prestati durante il periodo di efficacia del contratto.
Per le finalità di cui alla lettera C) i suoi dati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 24 mesi dalla acquisizione, ferma restando la richiesta di periodica conferma.
Al termine di tali periodi, i dati saranno resi anonimi o cancellati ove tecnicamente possibile.
Natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto
Il consenso al trattamento dei dati personali per le finalità di cui alle lettere B) e C è facoltativo ed un eventuale rifiuto non pregiudica la fornitura dei prodotti/servizi richiesti. Il Cliente potrà in ogni caso opporsi in qualsiasi momento a tali trattamenti, facendone semplice richiesta.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO DATI
Il trattamento avviene prevalentemente con l’ausilio di strumenti informatici/telematici o, se necessario, con procedure manuali ed in ogni caso con l’adozione delle precauzioni e cautele atte ad evitare qualsiasi violazione dei dati personali, quali l’uso improprio o l’indebita diffusione dei dati stessi e a proteggere e tutelare i dati personali.
Nell’ambito dei servizi di assistenza telefonica i Suoi Dati Personali possono essere gestiti con procedure informatizzate idonee a permettere all’operatore di rispondere in modo efficiente e mirato alle richieste del Cliente, anche sulla base delle caratteristiche dei prodotti e servizi dallo stesso già acquisiti, al fine di ottenere un’interazione ottimale tra il Cliente e l’operatore. Le telefonate ed i contatti potranno essere registrati per monitoraggio della qualità dei servizi resi. I dati saranno trattati nel rispetto della normativa vigente in materia.
Nel caso di transazioni on-line i dati trattati sono protetti con l’impiego di adeguate soluzioni tecnologiche, sia di protezione delle connessioni che di conservazione dei dati finanziari (carta di credito, IBAN, etc.).
I Suoi dati saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente e per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e comunque nei limiti dei tempi e delle modalità di conservazione previsti dalle normative di settore.
I soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti (dipendenti, collaboratori interni ed esterni, professionisti e consulenti) sono costantemente identificati, opportunamente istruiti e resi edotti dei vincoli imposti dalla legge ed operano con l’impiego di misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza del soggetto interessato cui i dati si riferiscono e ad evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato.
Ai fini della conclusione ed esecuzione del contratto, potrà essere sottoposto a una decisione basata sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione. In tal caso, avrà il diritto di ottenere l’intervento umano, di esprimere la Sua opinione e di contestare la decisione.
CATEGORIE DI DESTINATARI
Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, Free Soft & Tech potrebbe avere necessità di comunicare, in Italia e all’estero, compresi paesi non appartenenti all’Unione Europea, i Suoi Dati Personali a soggetti terzi, per dare esecuzione al Contratto, in adempimento di obblighi di legge o per Io svolgimento di attività strumentali alla prestazione dei servizi richiesti.
Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, Free Soft & Tech potrebbe avere necessità di comunicare, i Suoi Dati Personali a soggetti terzi, per dare esecuzione al contratto, in adempimento di obblighi di legge o per Io svolgimento di attività necessarie alla prestazione dei servizi richiesti.
Possono essere destinatari dei dati, i dipendenti, consulenti, collaboratori, interinali e/o ogni altra persona fisica, che svolgano la propria attività sulla base delle istruzioni ricevute Free Soft & Tech, appositamente designati Persone Autorizzate al trattamento.
Inoltre possono essere destinatari dei dati, soggetti appartenenti alle seguenti categorie:
- a) autorità pubbliche e organi di vigilanza e controllo, quando ciò occorra per la concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi e agevolazioni di qualsiasi genere, connessi alla fornitura dei prodotti e/o prestazione dei servizi di Free Soft & Tech, o quando sia richiesto da specifiche previsioni normative, regolamentari e autorizzative; b) soggetti che svolgono per conto di Free Soft & Tech compiti di natura tecnica o organizzativa; effettuano servizi di acquisizione, data entry, archiviazione ed elaborazione dei dati necessari per la fruizione dei servizi offerti; forniscono servizi per la gestione della infrastruttura tecnologica di Free Soft & Tech; svolgono attività di trasmissione, stampa e imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni al Cliente; svolgono attività di assistenza alla Clientela; svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere da Free Soft & Tech, anche nell’interesse dei propri Clienti; Istituti Bancari e società emittenti carte di credito; altri operatori del settore per la gestione dei relativi rapporti; studi e società nell’ambito dei rapporti di assistenza e consulenza anche legale;
- c) società esterne, che operano nell’ambito del recupero credito, stragiudiziale e giudiziale (Società e/o Studi Legali), Istituti Bancari o Società di factoring, in caso di cessione dei crediti; società controllate e collegate a Free Soft & Tech, per finalità amministrativo-contabili di gestione e controllo;
I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate tratteranno i dati come autonomi Titolari del trattamento o in qualità di Responsabili o Persone Autorizzate al trattamento, appositamente designati da Free Soft & Tech. Ai Responsabili e alle Persone Autorizzate al trattamento, eventualmente designati, Free Soft & Tech impartirà adeguate istruzioni operative, finalizzate all’adozione delle misure di sicurezza adeguate, al fine di poter garantire la riservatezza, la sicurezza e l’integrità dei dati.
La lista completa delle persone autorizzate e dei responsabili esterni, è reperibile richiedendola direttamente al Titolare agli indirizzi sotto indicati.
I dati personali in questione non saranno oggetti di diffusione, e potranno essere trasferiti ad un paese terzo o ad una organizzazione internazionale.
LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI
I Suoi Dati Personali saranno trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Gli stessi dati potranno essere trattati in Paesi al di fuori dell’Unione Europea, a condizione che sia garantito un livello di protezione adeguato, riconosciuto da apposita decisione di adeguatezza della Commissione Europea.
Eventuali trasferimenti di Dati Personali verso Paesi non UE, in assenza di decisione di adeguatezza della Commissione europea, saranno possibili solo qualora siano fornite dai Titolari e Responsabili coinvolti garanzie adeguate di natura contrattuale o pattizia, fra cui norme vincolanti d’impresa (“Binding Corporate Rules”) e clausole contrattuali tipo di protezione dei dati.
Il trasferimento dei Suoi Dati Personali verso Paesi terzi al di fuori dell’Unione Europea, in mancanza di una decisione di adeguatezza o di altre misure adeguate come sopra descritte, saranno effettuati solo ove Lei vi abbia esplicitamente acconsentito o nei casi previsti dal GDPR e saranno trattati nel Suo interesse. In questi casi, La informiamo che, nonostante il Gruppo Free adotti istruzioni operative comuni a tutti i Paesi in cui opera, il trasferimento dei Suoi Dati Personali potrebbe essere esposto a rischi connessi alle peculiarità delle legislazioni locali in materia di trattamento dei Dati Personali.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, in relazione ai Suoi Dati Personali, ha il diritto di:
- accedere e chiederne copia;
- richiederne la rettifica;
- richiederne la cancellazione;
- ottenerne la limitazione del trattamento;
- opporti al trattamento;
- riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
- non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato.
Per l’esercizio dei Suoi diritti e per la revoca del Suo consenso potrà inviare una comunicazione alla casella mail dedicata: privacy@freesoftandtech.it. La Sua richiesta sarà riscontrata nel minor tempo possibile e, comunque, nei termini di cui al GDPR.
Le ricordiamo che è un Suo diritto proporre un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, mediante Raccomandata A/R da inviarsi a: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio, 121 – 00186 Roma, e-mail all’indirizzo: garante@gpdp.it; oppure: protocollo@pec.gpdp.it; c) fax al numero: 06/69677.3785